En cualquier momento, como director de una startup, de una PYME o de una gran organización, tendrás la necesidad de realizar encuestas. Los propósitos pueden ser diversos: hacer investigaciones de mercado, conocer mejor las expectativas de tus clientes, empleados u otros grupos de interés. Independientemente del objetivo, es imprescindible seleccionar entre los servicios de encuestas online disponibles el que te ofrezca las herramientas y condiciones más adecuadas a los requerimientos de tu empresa.
En este post, te explicaremos algunos criterios básicos, acompañados de preguntas pertinentes que debes hacerte para determinar qué plataforma de encuestas elegir. De esta forma, podrás sacar mayor provecho de las respuestas que obtengas mediante estas aplicaciones.
Criterios esenciales para elegir un buen servicio de encuestas online
En concreto, para elegir entre los servicios de encuestas online presentes en el mercado, es preciso evaluar aspectos tan relevantes como el rendimiento y la funcionalidad. También es pertinente conocer las herramientas disponibles para crear, distribuir, analizar e informar sobre las encuestas y sus resultados. Más aún, es pertinente conocer si las soluciones son integrables con recursos que ya dispongas, así como las características del servicio de soporte, atención al cliente y las condiciones de pago. A continuación, explicaremos estos elementos en detalle.
Rendimiento y funcionalidad
Partamos del supuesto de que conoces de manera concreta tus necesidades de encuestas y tus usuarios actuales, y prevés la evolución de estos a futuro. Entonces, debes asegurarte de que la plataforma que vas a escoger cumpla con estos requisitos en términos de rendimiento y funcionalidad. En este sentido, debes preguntarte:
- ¿El software es accesible en un entorno SaaS y puedo ponerlo en funcionamiento con mi primera encuesta?
- ¿Es fácil de utilizar el interfaz de usuario y qué opciones ofrece para personalizarla?
- ¿Pone a mi disposición las funcionalidades que necesitaré?
Si tu empresa está en crecimiento y estima un incremento en sus necesidades de encuestas, es imprescindible considerar lo siguiente:
- La capacidad y el rendimiento del sistema para gestionar un aumento repentino en los volúmenes de datos.
- Si la plataforma ofrece planes o suscripciones escalables en caso de experimentar un rápido crecimiento en la cantidad de usuarios.
Seguridad y almacenamiento de datos
Conformarse con la afirmación de los proveedores de servicios de encuestas online sobre los altos niveles de seguridad y protección de datos con los que cuentan no es aconsejable. Al respecto, es preciso investigar y evaluar en profundidad estas capacidades.
Para empezar, el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos de la UE y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales de España es básico. Por supuesto, que el proveedor cuente con dispositivos de seguridad esenciales, como firewalls, antivirus y cifrado en tránsito también es crítico. Igualmente, es deseable que ofrezca más valor añadido con procesos adicionales de protección de datos.
Elementos para el desarrollo de consultas de los servicios de encuestas online
Seguramente, necesitarás elaborar encuestas profesionales e inteligentes para lograr que los encuestados se involucren más con la consulta y las tasas de respuesta aumenten. En función de esto, es indispensable que el proveedor proporcione acceso a una amplia selección de clases de preguntas: cerradas, con opciones múltiples, preguntas estilo matriz, escala Likert, calificación, clasificación, etc. Incluso, preguntas abiertas de texto libre, si necesitas una apreciación más detallada de los consultados con sus propias palabras.
La amplitud de opciones de preguntas del proveedor de servicios de encuestas online te permitirá realizar encuestas con muy diversos objetivos. Más aún, si ofrece plantillas de encuesta precargadas, totalmente personalizables, con preguntas de muestra, podrás lanzar tus encuestas rápidamente.
En la misma línea, es importante revisar las funcionalidades de lógica avanzada que integran el software de encuestas suministrado, aunque estas dependan del plan que selecciones. Las lógicas más conocidas son: de salto de preguntas, de páginas y la canalización. Estas funciones sirven de guía a los encuestados / entrevistados mediante una ruta específica dentro de la encuesta de acuerdo a sus respuestas. Su objetivo es facilitar y agilizar el progreso de los entrevistados en la encuesta y reducir la eventual fatiga generada por el cuestionario.
Herramientas de distribución y gestión
Sin embargo, disponer de una amplia gama de tipos de encuestas no es suficiente. Las herramientas para la distribución y administración de las encuestas también son críticas para cumplir con los objetivos de las consultas. Estas son fundamentales para hacer que los encuestados se involucren más, efectuar un seguimiento más efectivo de las tasas de respuestas y lograr un mayor rendimiento de las encuestas.
En primer lugar, las opciones de distribución que pueden ofrecer los servicios de encuestas online son diversas:
- Email.
- SMS.
- Enlaces de encuesta, formularios o ventanas emergentes integrados en tu sitio web.
- Códigos QR.
- Distribución a través de canales de redes sociales.
A propósito, existen softwares con capacidad para recopilar respuestas offline.
Si el propósito es lograr una significativa participación de personas en tus encuestas y hacer que respondan a la mayor cantidad posible de preguntas, requerirás todas o buena parte de las opciones de distribución de encuestas.
Como dijimos, las herramientas de administración te permitirán realizar un seguimiento eficaz del rendimiento de tus encuestas. En este caso, al evaluar a un proveedor debes preguntarte:
- ¿Qué herramientas ofrece para realizar un seguimiento de varias encuestas?
- ¿Permite enviar recordatorios a quienes aún no han respondido la consulta?
Para operaciones de encuestas de amplio alcance, tienes que contar con herramientas que faciliten la organización y administración de las consultas. De esta forma, podrás ubicarlas con rapidez cuando necesites revisarlas. Algunas de estos recursos son:
- Bibliotecas y carpetas digitales para almacenar y consultar encuestas individuales
- Funciones de búsqueda para facilitar la ubicación.
- Niveles de permiso de usuario y el establecimiento de diferentes niveles de acceso del personal a las encuestas.
Funciones de análisis e informes, clave en los servicios de encuestas online
Cumplidos los objetivos de creación, distribución y respuesta de los consultados, el análisis de los resultados y los informes con sus conclusiones son esenciales. En este particular, debes preguntarte:
- ¿Qué opciones ofrece el proveedor para ver y actuar sobre las respuestas de la encuesta una vez obtenidas?
- ¿Ofrece recursos para aislar y revisar grupos de respuestas, o buscar correlaciones en los comentarios?
- ¿Provee funciones sencillas para compartir los resultados con otros?
- ¿Cuenta con mecanismos para establecer permisos de acceso a la información?
Aparte de lo anterior, es necesario evaluar las opciones que ofrece la plataforma para exportar y analizar datos en diferentes formatos: Excel, PDF, CSV y Word, opciones de filtro personalizadas, informes con gráficos, cuadros y/o tabulaciones cruzadas.
Otros aspectos importantes a considerar
- Integraciones. Si el software de un proveedor de servicios de encuestas online es integrable con las herramientas digitales que ya dispones, tanto mejor. Esto te permite contrastar las respuestas de las consultas con la información que ya posees de tus clientes en otras aplicaciones con las que interactúas con ellos, para obtener una comprensión más amplia de sus expectativas. Evalúa la capacidad de integración del software de encuestas con tus herramientas de CRM, ERP y redes sociales, entre otros.
- Soporte. Aunque este aspecto también dependa del plan que selecciones, es preciso que conozcas el nivel de soporte y servicio técnico al que tendrás acceso. Específicamente, debes evaluar la receptividad del servicio, el trato recibido al solicitarlo y, por supuesto, la capacidad para resolver los problemas planteados.
- Condiciones de pago. Por supuesto, el coste del servicio, la flexibilidad que otorgan las diferentes suscripciones y las posibilidades de escalabilidad son aspectos esenciales al momento de seleccionar entre los diferentes servicios de encuestas online. Investiga la duración mínima de los contratos, la posibilidad de pagar cuotas mensuales en lugar de una cuota anual y la política de cancelación.
EncuestaFacil.com, una opción a considerar entre los servicios de encuestas online
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